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在香港，公司减资作为一种调整资本结构的重要手段，需要严格遵循法定程序，其中向公司注册处提交准确且完整的文件是关键环节。这些文件不仅是公司减资行为合法性的证明，也是保障债权人、股东及其他相关方权益的重要依据。

香港公司减资文件清单

1、偿付能力陈述书(表格NSC17)

内容要求：需由所有董事签署，声明公司具备偿债能力(即减资后仍能履行未来12个月债务)，并附最近三个月财务报表作为证明。

法律意义：确保减资不会损害债权人利益，是注册处审核的关键文件。

2、特别决议副本

通过要求：需经股东大会特别决议批准，且同意比例不低于75%(若公司章程有更高要求，以章程为准)。

文件内容：明确减资金额、方式(如返还资本、注销股份或弥补亏损)及实施步骤。

3、股本减少申报表(表格NSC19)

提交时机：在公告期结束且无债权人异议后提交。

作用：正式申请注册处登记减资事项，登记成功后减资生效。

4、公告证明文件

公告内容：需包含减资详情、债权人异议方式及期限，并刊登于香港宪报及至少一份本地商业报纸(如南洋商业报)。

提交要求：提供公告刊登的剪报或电子版作为证明。

5、公司章程修订文件

修订内容：更新注册资本、股份结构及股东权益条款，反映减资后的实际情况。

提交形式：需提交修订后的章程全文及修订对比表。

6、股东名册与董事名册

更新要求：若减资涉及股份注销或股东权益调整，需同步更新股东名册及董事名册，并提交最新版本。

香港公司减资步骤

1、初步提交阶段

提交文件：在股东大会通过减资决议后15日内，向注册处提交NSC17、特别决议副本及初步公告草案。

审核重点：注册处审核偿付能力声明及决议合法性，通常需5-7个工作日。

2、公告与异议期

公告发布：在注册处初步审核通过后，需在宪报及商业报纸刊登公告，公告期为21天。

债权人异议处理：若债权人在公告期内提出异议，公司需与其协商解决或通过法律程序处理，否则减资程序可能中止。

3、最终提交与登记

提交文件：公告期结束且无异议后，提交NSC19、公告证明文件、修订后的章程及股东/董事名册。

登记生效：注册处审核通过后，登记NSC19并颁发减资证明，减资正式生效。

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